お話をお聞かせくださったのはこちらの方々です

白鴎大学 鴎友会


10年来ファンクラブ会員管理向けのシステムをカスタムして同窓会運用していたが、いよいよ操作性も限度を感じていた頃にパルサインを導入。2018年、駅前キャンパスの増築に伴い、同窓会の事務局である鴎友会(おうゆうかい)専用のロビースペースが拡充した。

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パルサイン導入以前の課題を教えてください。


平成20年当時、同窓会向けのソフトやシステムがなく、ファンクラブ会員管理向けのシステムを改良して事務局の運営をしていました。当時の携帯向けのサイトでした。
導入から10年経ち操作性も悪く感じていた頃、自社運用のシステムのためアップデートしないとセキュリティも脆弱性が出てきていますと言われました。それも2017年でサポートが終わるという状況。もともとWindowsXP用のシステムでした。

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パルサイン導入後はどのように課題が解決したと実感しましたか?


本当に操作性がよくなったことを実感しています。

導入の経緯としては、新たなシステム導入を検討していた頃、ちょうどタイミング良くワンネットシステムさんからのDMが届きました。そこでお話しを聞いてみようと思ったのがきっかけです。

導入のスケジュール感としては、2017年の4月くらいから動き出して、4月から6月でデータ確認をして、テスト環境を試して、7月から8月くらいから本格的に稼働しました。

当大学の同窓会では卒業生向けに様々なイベントを行っているのですが、
以前はイベントの告知とともに、申し込みも紙媒体で行なっていました。告知に申し込み用紙を添付すると枚数も倍になり、イベント工程表などの情報も細かく見づらい状況でした。
システム運用後は、紙媒体での告知は一緒ですが、申込みはウェブから参加人数などの必要最低限の情報を入力していただきます。その後必要に応じて申込書を郵送しています。告知と申し込みを分けることで、告知は見やすくなり、印刷物、人件費等のコストカットができました。

早速、10月末に開催したホームカミングパーティーという卒業生が集まる一番大きなイベントにて、パルサインで申し込みを行いました。スムーズにサクサク操作できました。

以前は返信ハガキを同封して、そこから申し込みをしてもらっていたのでハガキ代や郵送代がかかっていましたし、そこから名簿作成などの業務が発生していましたが業務量も大幅に短縮されました。

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会員マイページをどのように使われているのかお聞かせいただけますか。

会員ページは、登録内容の変更が会員自身でできるのが良いですよね。郵送先も選べますし、メルマガが必要かどうかも簡単に選択できます。その辺の業務にタッチしなくて良くなりました。

将来的には日常的にログインしてもらうために、会報誌のバックナンバーも見れるようにしたいです。是非この会員マイページを活用して、会員限定公開で実現したいですね。

今後については、どのようにされたいですか?

OBOGの活動支援に



OBOGの活動が熱心なところにパルサインを役立てられないか考えています。部活やサークルなど、WEB名簿を使いOBOG同士が繋がりやすくなればいいなと思います。

こうした新たな取り組みの起点システムとして機能できたらいいと思っています。

在学生支援



当大学では入学時点で在校生が同窓会の準会員として登録することになっています。
基本的には自動的に会員になっていて(入学の際に全体ガイダンスで鴎友会の存在や活動の周知をされ、卒業式の時にパルサインのIDとパスワードを配布)卒業と同時に正会員となり、永久に会員になります。

同窓会としては現在、在学生支援ということで、例えばOBOG訪問や、卒業した先輩を学内に呼ぶというような学生向けのイベントもしていますが、パルサインで業務が楽になったことから、もっと在学生支援にも力を入れていきたいです。やはり会員になってからどれだけ関わってもらえるかは、在学中にどれだけ知ってもらえるかだと思うので、「卒業生と在学生の架け橋」になれたらと思っています。

駅前の新しいキャンパスに専属のスペースができたこともあり、こちらで交流会を開きたいと思っています。
これまでは外でのイベントが多かったですが、大学に卒業生が戻ってきてもらえるようなことができたらと思っています。
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最後にこれからパルサインを検討されている方へ一言あればお願いします。

これからシステムを検討している大学におすすめな点をあげるとすれば「コストが安い」「操作性はシンプルで無駄がない」という点です。同窓会専用ということで、様々な大学からの声を集約したシステムというだけあります。

以前のシステムでは、会員を管理するのに、学籍番号とは別の会員番号でしか管理できませんでした。
学籍番号で管理したいと思っていたところ、パルサインでは普通にできます。(※ユニークキーであることが条件)

一括更新もとても楽です。CSVやテキストでインポートする必要がなく、エクセルで更新出来るのでとても良いです。

また、取り込むにあたってもエラーがあるのかないのかチェックができ、無駄がないです。
以前のシステムだと、全て読み込むのも相当時間がかかる上、やっと取り込んでからエラー部分が判明するので、そこから修正箇所を探して・・・という無駄がありました。

現在使っているシステムの使用感が「当たり前」と思うかもしれませんが、似ているシステムでも不要な機能が沢山ついていることがあるので、パルサインを使うと「こんなにシンプルで楽でいいんだ」と思えると思います。

―この度はお忙しい中お話をお聞かせいただきましてありがとうございました。