お話をお聞かせくださったのはこちらの方々です

東京都市大学 校友会


事務長 小杉様 
    渡辺様



25年4月に東京都市大学(武蔵工業大学)と東横学園女子短期大学の同窓会が合併し校友会が発足。その後、管理体制を構築するためにパルサインを導入。以前は独自開発のスタンドアローン型システムを使用。多くの支部からのイベント発足の依頼を受けては対応する日々だった。

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左から小杉様、渡辺様

パルサイン導入以前の課題を教えてください。

① メール配信

これが一番苦労していました。

まず大学の情報系のデータベースにアクセスするのですが、アクセススピードも遅かった上にエクスポートが必要でしたし、100件送付するだけでパンク状態になったりしました。その上、エラーの際は、大学側に大量のメールが返ってきて困りました。3つの大学が一つになったこともありますが、とにかく手間がかかっていた状態です。

②郵送

会報を出すにも、住所は郵便番号順に並べないと郵便で出すときにお金が余計にかかってしまうことから、住所判明者の6万件を順番に並べたり、チェックしていました。

会員の住所変更は住所変更のフォーマットで受けていたものの、そこからは手作業でシステムに入力する為ミスが無いよう注意しなければいけませんでした。

③セキュリティ
全ての情報を1台のパソコンでのみ管理するスタンドアローン型でした。いくらバックアップを取っていても、パソコンが壊れたとかウイルスに感染したとか、不慮の事故やトラブルがあった場合、全ての責任を背負うと思うと不安でした。

④操作性
以前のシステムの時は画面の見にくさがありました。


上記のような課題があり、総合情報システム部ICT推進課の方とそれらを改善するにはシステムを変えるしかないと話をしていたところ、大学の方からパルサインの紹介を受けました。

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パルサイン導入後はどのように課題が解決したと実感しましたか?

①メール配信
1万件のメールの一斉配信ができるということと、以前はクエリで検出していた「情報の抽出」が簡単にできるのが本当に役に立っています。

ちょうど最近「ホームカミングデー」の案内を送信したところです。これは全員に送るわけではなく、今回はこの年度の卒業生に・・・などの条件があります。特定の卒業年数だけではなく、その他にもメールアドレスが判明しているか、ご存命か等、複数条件での情報抽出の必要がありました。
今回初めてパルサインを使っての案内でしたが、簡単にできました。

イベント案内業務というのは、急に発生することが多いですが、業務の時間の算出ができるようになったので、スケジュールが立てやすくなり、各支部からのイベントの告知の依頼も受けやすくなりました。
会員からは、案内が頻繁に行くようになって喜ばれています。今月だけで3本案内を送っています。


②郵送

情報の抽出が簡単になったことはもちろん、会員ページでご本人が情報を変更できるため、他のシステムに情報を移す手間や、間違いがなくなりました。


③セキュリティ

クラウド型でセキュリティが強固なパルサインにすることで、万が一の地震や不慮の事故でデータを失くす不安や、ウイルスなどの不安がなくなりました。


④操作性

パルサインは管理画面もとても見やすいです。大学の方にも使用感を気にかけていただいていますが、使いやすいという話をしています。


操作性も上がり、案内の本数が送れるようになったからか、メール案内という気軽さが出たからか、支部の方からは(これまでは固定メンバーになりがちだった同窓会が)パルサインにしてから女性の参加や新規の方の参加も増えたと聞いています!

今までがアナログすぎたのかなと感じます。これが普通なのかもしれませんが、相当、勤務時間の短縮ができたと実感しています。おかげさまで、時間の見通しができるようになりました。

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会員マイページをどのように使われているのかお聞かせいただけますか。

同窓会などのイベントの開催に本当に役に立っています。

以前は1年に1度の地方支部同窓会の案内も、会員情報が最新かどうかわかりにくかったため、本当に届くか不安でした。

「クラス会をやりたい」とリクエストがあった場合は、その発起人の方に電話などで聞き取りをして、大丈夫だと信頼できた場合にのみ書面で誓約書をいただき、会長と副会長の捺印をもらい、データを渡す・・と言った流れが必要でした。

また、同窓会支部から、同窓会を開きたいから会員の個人情報をほしいというリクエストがあった場合には、一度その会員に連絡を取り、情報を提供してもよいか電話や郵送で伺いを立て、仲介するという業務も発生していました。

これらの流れは、名簿に会員情報を登録しているのに活かされていないのではないか?と言う声が上がる一方で、やはり(個人情報に)懸念する会員もいて、間に立つのは大変でした。

しかし、パルサインでは、ログインがあるとそれはアクティブだということなので、この情報で案内するという決定ができます。また、会員情報の開示システム(WEB名簿)により、「連絡先を開示している方は開示しても良い方」「開示していない方はして欲しくない方」という線引きが明白になり、それに関する問い合わせ自体がなくなりました。

WEB名簿で会員自ら他の会員の検索もできるので、卒業年単位、学科単位でクラス会を探して自分で参加ができます。同窓会の案内が不要な場合も、「案内不要」を◯×で申請がしやすくなっています。一目瞭然ですので、校友会が間に立たなくてもよくなりました。
時間を気にすることなく会員マイページの住所変更等の更新をしていただけるのも良いです。会員の更新時間を見ていると夜中にしている方もいますので、このシステムがあって助かりました。

このように校友会・同窓会から会員へ連絡を取るというのが、時間的な壁、個人情報の壁から、難しいところがあります。今は、会員からログインして連絡先の登録ができるので今後万が一、連絡を取らなければいけない場合も連絡しやすいと思います。

「案内を希望している人には確実に届き」、「希望しない人には届かない」が以前より徹底しやすくなり、個人情報を開示したいか、したくないかのニーズに合わせて対応できる点が気に入っています。

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今後については、どのようにされたいですか?

登録者数、参加数をもっと増やしたい

パルサインのメリットをもっとPRしたいと会議で話し合っています。そうすることで登録者を増やすことと、セキュリティの強固なパルサインと使い勝手の良いSNSとの使い分けができるメリットを提示していきたいと思っています。
また、住所判明自体が多いのは若い方です。ですが、参加に熱心なのは40から50代の方が多いです。そこにギャップが生まれています。メールでのお知らせを活発にして、参加を増やしたいというのが今後の課題です。

登録者数と参加数を増やすにはルール決めも不可欠です。
今後は卒業前にもうまく使えるようにしたいと思っており、運用のルール決めの構築、実施、改善を検討中です。特にIDとパスワードはパルサインにログインし個人情報を見ることができるので、これらの配布方法は慎重に検討しています。

また、現在何かイベントを行いたい場合は、本部に申請していただき行う体制にしており、委員を置いているところは、テスト的にパルサインの権限を付与する形で運用しています。こちらに関しても支部・同窓会の担当の引き継ぎ等のルール決めをしていきたいところです。

もっと良いサービスをしたい
実はこれまで、紙媒体でのイベント案内や会報を送付するたびに莫大な予算や労力がかかる為、支出やサービスを抑えていました。業務に追われて、こなすことで精一杯で、支部の依頼に対しても必死で応えるような状況でした。

それがパルサインにしてから、業務の効率化ができ、余裕が生まれ、場の提供から情報の提供へといい循環が生まれています。発信機会が増えることで情報が活発になり、卒業生のお子さんが大学に興味を持ってくれる機会につながる可能性もあるかもしれません。大学の動きを卒業生にもっと気軽に伝えられる場も提供できればいいなと思っています。

現在、維持会費だけは以前のシステムで郵便の振替で行なっている為、どうしても唯一紙ベースの業務が発生しています。それ以外の紙ベースの発送業務はなくなりました。この業務もやろうと思えばパルサインとの連動もできそうということで、調整している段階です。いずれは、維持会費を払っている人向けの特別なご案内などもできたらいいと思っています。

このように未来への展望も描けるようになり、やりがいが生まれました。

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東京都市大学世田谷キャンパス

最後にこれからパルサインを検討されている方へ一言あればお願いします。

導入して一番大きいと感じたことは、「きめ細やかなサポート体制がある」ということでした。担当の方がいなくても他の方が聞いてくださいますし、システムでありがちな連絡がつかなくて滞ることがありません。
導入前には、現状に対するきめ細やかなヒアリングで、ニーズに対しても誠実に対応してくださり、不安なく準備ができました。テスト期間もあり、見切り発車ではなく準備をきちんとしていただいた印象があります。聞いた話と違うというトラブルもなかったです。
導入してからも、不明な点はメールではなく電話ですぐに連絡が取れて、解決できるようになっています。
「わからないことがわからないレベルの問い合わせ」も噛み砕いて教えてくれる親切さがありました。一番のおすすめポイントかもしれません。


―この度はお忙しい中お話をお聞かせいただきましてありがとうございました。